« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important. »

D. Eisenhower

La matrice d’Eisenhower peut nous aider à atteindre nos objectifs

Lors de nos journées, nous avons souvent le sentiment de passer d’une urgence à l’autre ce qui à longue peut être pesant.  En effet, on a naturellement tendance à se focaliser sur les tâches urgentes , celles qui nous demandent une intervention immédiate car on en retire une sorte de stimulation voir de gratification en étant dans l’action, mais cette habitude est délétère sur le long terme .

Certaines tâches doivent effectivement être traitées de suite, ce sont les problèmes pressants, les situations de crise mais d’autres traitées comme des « urgences », ne le sont pas réellement. Elles nous détournent de nos objectifs et dévorent notre énergie. Quand on y regarde bien, ce sont souvent des sollicitations venant d’autres personnes et leurs priorités deviennent alors les nôtres… 

Un outil peut nous aider à mieux gérer nos propres priorités, il s’agit de la matrice d’Eisenhower. Le principe de cet outil consiste à classer nos tâches selon deux critères : l’urgence et l’importance. 

Son intérêt est de nous aider à réfléchir à la façon dont nous gérons actuellement notre temps, pour voir si on se consacre à ce qui est urgent au détriment de ce qui est important. Il n’est pas toujours simple de faire la différence entre ces deux notions. Une question peut y aider :  » Est-ce que cette tâche contribue à l’atteinte d’un de mes objectifs principaux ? « .

Les 4 quadrants

Le quadrant 1

Il représente les tâches à la fois urgentes et importantes : les tâches que nous devons donc faire en priorité. Ce sont les problèmes pressants, les crises, les tâches de dernière minute ou avec une date limite. Ce cadre nous demande du temps et nos compétences mais nous devons savoir aussi que certaines tâches s’y trouvent par manque de planification ou d’anticipation (cf quadrant 2).

Le quadrant 2

Il comporte les tâches importantes, mais non urgentes. Ce sont les activités de préparation, d’organisation et de planification, les actions pour s’informer, se former, ou développer nos relations. C’est le cadre de la proactivité, ce sont les tâches que nous devons absolument planifier dans nos agendas faute de quoi elles passeront après les autres. 

Le quadrant 3

Il comporte Les tâches urgentes mais pas importantes. Ce sont beaucoup des emails que nous recevons, les sollicitations, certains appels, les interruptions, les demandes de services. Nous passons beaucoup de temps dans ce quadrant à traiter ce que notre quotidien nous impose. Certaines réunions, sollicitations inopinées entrent dans cette catégorie. Ce sont des tâches que nous pouvons parfois reporter, regrouper pour les traiter à un moment plus opportun ou les déléguer si c’est possible.

Le quadrant 4

Il inclue les activités qui ne sont ni urgentes ni importantes comme surfer sur internet, ou sur les réseaux sociaux , certains emails, les distractions non satisfaisantes. A réduire au maximum !

Il est considéré que pour plus d’efficacité et de satisfaction, nous devrions consacrer 50% de notre temps aux activités du quadrant 2, 20% de notre temps à celles du quadrant 1 et 20 % au quadrant 3 et pas plus de 10% au quadrant 4 . A méditer !

Source : Priorités aux priorités de Stephen Covey